Menghemat Tempat Penyimpanan, 96 Box Arsip Dimusnahkan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Denpasar

DENPASAR – baliprawara.com 

Sebanyak 96 Box Arsip milik Sekretariat Daerah Kota Denpasar, dimusnahkan oleh pihak Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Denpasar, Kamis 21 Maret 2024. Pemusnahan arsip ini, dilakukan secara simbolis oleh Asisten Administrasi Umum, I Dewa Nyoman Semadi, di Kantor Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Denpasar. Turut hadir instansi terkait seperti Inspektorat, Bagian Hukum dan Bagian Prokopim Kota Denpasar.

Menurut Ketua Tim Penyusutan Arsip Setda Kota Denpasar, Kabag Umum I Nyoman Denny Widya, puluhan arsip yang dimusnahkan ini, merupakan arsip yang memiliki retensi dibawah 10 tahun. Yang mana, arsip yang dimusnahkan ini juga telah ditetapkan pimpinan daerah penyelenggara pemerintah, melalui persetujuan tertulis dari Walikota Denpasar. “Total sebanyak 96 Box Arsip milik Sekretariat Daerah Kota Denpasar, dimusnahkan,” kata Denny dalam sambutan tertulisnya yang dibacakan Kasubag Tata Usaha Pimpinan Staf Ahli dan Kepegawaian I Gusti Agung Dewi Tarini.

Lebih lanjut Denny Widya menyampaikan, pemusnahan arsip ini bertujuan untuk menentukan nilai guna, serta efektifitas dan efisiensi untuk menghemat tempat menyimpan arsip, biaya dan waktu. Pemusnahan arsip ini diawali dengan penelitian dan pemeriksaan arsip dengan dua tahapan yaitu pengolahan arsip inaktif dan penilaian arsip yang diusulkan untuk dimusnahkan serta persiapan administrasi acara pemusnahan arsip.

Sementara itu, Asisten Administrasi Umum, I Dewa Nyoman Semadi, menyampaikan, penyusutan arsip merupakan proses akhir dari manajemen pengelolaan arsip. Namun tidak sembarangan arsip yang dilakukan penyusutan atau pemusnahan. Sebelum arsip itu dilakukan penyusutan semua arsip ini telah dinilai oleh Arsiparis Provinsi Bali dan Arsiparis Kota Denpasar. “Untuk itu proses pemusnahan arsip benar-benar menuntut kesungguhan dan ketelitian agar tidak terjadi kesalahan,” bebernya.

Pelaksanaan pemusnahan ini kata Dewa Semadi, difokuskan pada arsip yang telah melewati batas waktu penyimpanan dan tidak memiliki nilai guna lagi. Dengan adanya penyusutan tentunya hal ini akan lebih mempermudah dalam mencari arsip-arsip yang masih ada. Karena, jumlah arsip sudah berkurang.  “Kami berharap dengan adanya pemusnahan arsip akan terdapat tempat-tempat untuk penyimpanan arsip barus lebih baik,” ujarnya. (MBP)